Як зазначено в Енциклопедії українознавства, потреба у складанні документів викликала появу писемності як засобу фіксації і збереження державної та приватної документації.
Про збереження важливих історичних документів у давнину розповідають літописи. Місцем збереження державно-правових актів та інших документів були церкви, монастирі, які водночас були архівами та бібліотеками. Найперші бібліотеки в Україні почали з'являтися в XIX ст., зокрема в Києво-Печерському монастирі та у храмі святої Софії. Це були збірки рукописів та рукописних книг, якими мали змогу користуватися духовні та світські особи.



Діловодство в установах України до XVIII ст. велося згідно з канцелярськими традиціями і законодавством не регулювалося.

Після скасування української автономії у другій половині XVIII ст. з'являються документи російських установ. Серед них слід вирізнити «Генеральний регламент», затверджений Петром 128 лютого 1720 р., яким було закладено засади організаційного діловодства в державних установах, «Учреждение для управлення губернией» 1775 р. Катерини II, «Полное собрание законов Российской Империи»,«Общее учреждение министерств» 1811 р. У цих актах були встановлені основні принципи роботи з документами, які діють і сьогодні (наприклад, обов'язковий облік документів, реєстрація, контроль, формування справ, ство­рення архіву установи тощо).

Від найдавніших часів збереглися лише деякі документи, акти приватно-правового або державного значення переважно в монастирських та приватних архівах. Відсутність власної держави позначилася на долі найдавніших документальних матеріалів. Вони потрапили до архівосховищ та колекціонерів Москви, Петербурга, Відня, Варшави.

Лише утворення Української держави в 1917 р. поклало початок національному архівництву, коли у складі Головного управління у справі мистецтв і національної культури було утворено Архівно-бібліотечний відділ.

Документи (акти, хроніки, кодекси права, історичні описи тощо) відігравали життєво важливу роль у різні періоди історії України.

Так, для історії України (часи Київської держави Х-ХШ ст. та Галицько-Волинської держави ХШ-ХІVст.) основними джерелами є літописи, що збереглися у вигляді літописних кодексів (Іпатіївський кодекс (1425 р.), Лаврентіївський кодекс (1377 р.), актів (міжнародні договори, зокрема з Візантією), княжих грамот (грамоти галицько-волинських князів XVI ст.), правових кодексів («Руська правда», церковні устави) тощо.

«Руська правда» є найдавнішим і найважливішим документом, що зберіг давні норми звичаєвого права (на жаль, оригінал цього документа не зберігся).

Для литовсько-польської доби (XIV-XVII ст.) характерні грамоти великих князів литовських і князів польських, акти сеймів, «Литовська метрика», «Коронна метрика», «Судебник» Казимира, Литовський статут, акти трибуналів, актові книги земських, міських судів, акти магдебургій (міські книги), акти й документи церковних інституцій, документи приватні (маєткові, фамільні) тощо.

Велике значення в цей період мають джерела іноземного походження: документи міжнародно-правового характеру, хроніки, літописи московські, польські, турецько-татарські, спогади західно-європейських мандрівників, листи, щоденники тощо.

Починаючи з часів Хмельниччини, зростає диференціація документальних джерел і збільшується їх загальна кількість. Державним характером гетьманської України визначається українське походження і зміст документів XVII — XVIII ст. Основними джерелами цієї доби є: міжнародні договори, конституції (перша в світі Конституція Пилипа Орлика — історична спадщина національного доку-ментоведення, прийнята 5 квітня 1710 р. на козацькій раді у м. Бендерах).

У 1810 — 1812 рр. відбулися наступні реформи діловодства. Зокрема, прийнята постанова «Загальна установа міністерств», яка передбачала єдність форми складання документів за наведеними зразками. Ділові папери складного змісту стали поділятися на частини. Справи, що вирішувалися департаментом, поділялися на три категорії: термінові, невідкладні, звичайні.

У XIX — XX ст. кількість документів, як рукописних, так і друкованих, безмірно зростає. Відбувається процес дальшої диференціації та спеціалізації життя; через те документи доводиться класифікувати.

У березні 1918 р. Рада народних комісарів прийняла постанову «Про форму бланків державних установ», якою встановила єдиний формуляр ділового документа. Пізніше було зроблено спробу створення стандартів на окремі види документів.

У 20—ЗО роках у нашій державі була зроблена спроба створення стандартів на окремі види документів. Однак вони більше стосувалися форми документів і не впливали суттєво на техніку діловодства.

У 1969 — 1970 роках було розроблено і затверджено серію загальних союзних стандартів управлінської документації. З 1972 року в СРСР почали діяти єдині правила підготовки та форм документів і єдині правила роботи з документами.

У 1984 — 1986 роках сформувалася цілісна система документаційного забезпечення, що відповідала тодішнім вимогам ділового російського мовлення і стилю складання офіційних документів.



З прийняттям незалежності України були введені в дію державні стандарти з оформлення документів. Зокрема, у жовтні 2003 р. введено новий стандарт — ДСТУ 4163 — 2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації», за яким нині створюється документація управлінської діяльності.