Загальні вимоги до діловода: 

діловод призначається на посаду і звільняється з неї директором школи; на посаду діловода призначаються особи, які мають професійно-технічну освіту (без вимог до стажу роботи) чи загальну середню освіту і спеціальну підготовку за встановленою програмою (без вимог до стажу роботи);


діловод підпорядковується безпосередньо директору школи; під час виконання посадових обов'язків діловод керується постановами, розпорядженнями, наказами, іншими керівними і нормативними документами, які стосуються ведення діловодства; стандартами уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації; законодавством про працю та інструкцією про порядок ведення трудових книжок; правилами орфографії і пунктуації; правилами роботи з оргтехнікою; правилами і нормами охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії і протипожежного захисту, а також Статутом і Правилами внутрішнього трудового розпорядку школи і цією Інструкцією;

працює в режимі робочого дня за графіком, складеним виходячи з 40-годинного робочого тижня;

взаємодіє в процесі своєї діяльності з педагогічним, адміністративним і обслуговуючим персоналом з питань підготовки і подання необхідної інформації та матеріалів на засідання ради школи, педагогічної і учнівської рад, перевірки виконання доручень, наказів і розпоряджень адміністрації школи, керівника установи, кадрової, фінансово-господарської діяльності школи, установи;

виконує накази та розпорядження директора школи, не покидає робоче місце без дозволу директора школи.
Здійснює:

виконання технічних функцій щодо забезпечення і обслуговування роботи директора школи та його заступників;

ведення діловодства (особові справи учнів, вчителів, книги наказів, візитаційну книгу, книги вхідних та вихідних документів, книгу видачі довідок, книгу обліку відвідування учнів, книгу чергового адміністратора, алфавітну книгу обліку дітей, облік справ учнів і працівників школи та ін.);

отримання для директора школи і його заступників відомостей про працівників школи, викликає за дорученням директора працівників школи, учнів;

телефонні переговори директора школи;

прийом і передачу телефонограм, записує під час відсутності директора школи прийняті повідомлення і доводить їх до його відома;

роботу щодо підготовки загальних зборів працівників школи, засідань ради школи, педагогічної ради, а також нарад, які проводить директор школи, керівник установи (збір необхідних матеріалів;

повідомлення учасників про час, місце, порядок денний наради та їх реєстрацію), за дорученням директора школи, керівника установи веде і оформляє протоколи засідань і нарад;

контроль за канцелярськими приладдям, організаційною технікою, створює умови, які сприяють ефективній роботі директора школи;

передачу і прийом інформації щодо роботи школи;

друк за вказівкою директора школи різних документів і матеріалів;

прийом кореспонденції, що надходить на ім'я директора школи, здійснює її систематизацію відповідно до прийнятого в школі порядку і передає її після розгляду;

оформлення особових справ відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їх збереження і у визначені строки здає їх до архіву;

слідкує за термінами виконання доручень директора школи, взятих на контроль директором, за призначенням конкретним виконавцям для використання її в процесі їхньої роботи або підготовки;

відправку кореспонденції;

прийом особистих заяв працівників, учнів та їхніх батьків (осіб, які їх замінюють), документів на підпис директору школи;

прийом відвідувачів, забезпечує оперативність розгляду прохань і пропозицій працівників;

документальне забезпечення кадрової роботи в школі, ( за згодою) веде книгу наказів і зберігає її, веде і зберігає журнал обліку руху трудових книжок, зберігає і веде у встановленому порядку трудові книжки працівників.
Має право:

вимагати від працівників школи, установи а в разі необхідності й від адміністрації школи необхідну інформацію і матеріали, а також пояснення щодо причин затримки виконання доручень, які взяті на контроль;

вимагати від виконавців доопрацювання документів, підготовлених з порушенням встановлених правил складання й оформлення документів;

візувати проекти документів, пов'язаних з управлінською діяльністю школи, установи;

вносити на розгляд адміністрації школи пропозиції щодо покращення роботи з документами, удосконалення форм і методів управлінської діяльності з урахуванням застосування організаційної і обчислювальної техніки.
Відповідає:

за невиконання або неналежне виконання без поважних причин Статуту і Правил внутрішнього трудового розпорядку школи, інших локальних нормативних актів, посадових обов'язків, встановлених цією Інструкцією, в тому числі за невикористання наданих прав, діловод несе дисциплінарну відповідальність у порядку, встановленому трудовим законодавством;

за систематизацію та збереження документації в шкільному архіві.