Професія секретаря належить до обслуговуючих. Завдання секретаря полягає в тому, щоб звільнити керівника від виконання нетворчих, технічно-допоміжних операцій. До його обов’язків входить виконання великого обсягу робіт по накопиченню, оформленню, обробці усної та письмової інформації, а також організація та прийом відвідувачів, підготовка засідань і нарад.

Дуже важливим фактором в роботі секретаря є встановлення ділових стосунків з керівником, вміння виконувати роботу, дотримуючись стиля керівника. Ефективність праці залежить від здібностей, нахилів, уподобань, індивідуальних психологічних особливостей людини.

На перший погляд необізнаній людині може здатися, що в роботі секретаря все просто і ніяких особливих знань не потрібно. Однак, це не так. Професія секретаря вимагає від людини, яка обрала її, високого рівня професійної підготовки, цілого комплексу особистих рис, ділових якостей, що зумовлені специфікою секретарської праці.



Умовно обов’язки секретаря можна поділити на роботу з документного та бездокументного обслуговування керівника.



До операцій з бездокументного обслуговування належать:


· виконання технічних функцій по забезпеченню роботи керівника;

· підготовка засідань і нарад;

· прийом відвідувачів;

· телефонне обслуговування;

· підготовка відряджень;

· планування своєї роботи;

· знання іноземних мов;

· високий загальноосвітній рівень (знання з історії свого міста, архітектурних та культурних пам’яток, щоб в разі потреби секретар міг провести ознайомчу екскурсію).



До операцій з документного обслуговування належать:



· складання, редагування, оформлення службових документів та їх реєстрація, обробка, контроль виконання;

· формування справ і передача на зберігання до архіву;

· стенографування;

· розшифрування й оформлення текстових робіт;

· володіння методами роботи на ПК з використанням текстових редакторів.

Потрібно врахувати, що обов’язки секретарів керівників різних рівнів відрізняються за змістом та обсягом. Здебільшого секретарі керівників великих підприємств (секретар керівника, офіс-менеджер) мають у своєму розпорядженні фахівців, які виконують: друкарські роботи - оператор, роботу з документами - діловод.

Секретар структурного підрозділу виконує, крім своїх обов’язків, значний обсяг друкарських робіт, веде табель-календар робочого часу співробітників свого підрозділу.

Як зазначено в Енциклопедії українознавства, потреба у складанні документів викликала появу писемності як засобу фіксації і збереження державної та приватної документації.
Про збереження важливих історичних документів у давнину розповідають літописи. Місцем збереження державно-правових актів та інших документів були церкви, монастирі, які водночас були архівами та бібліотеками. Найперші бібліотеки в Україні почали з'являтися в XIX ст., зокрема в Києво-Печерському монастирі та у храмі святої Софії. Це були збірки рукописів та рукописних книг, якими мали змогу користуватися духовні та світські особи.



Діловодство в установах України до XVIII ст. велося згідно з канцелярськими традиціями і законодавством не регулювалося.

Після скасування української автономії у другій половині XVIII ст. з'являються документи російських установ. Серед них слід вирізнити «Генеральний регламент», затверджений Петром 128 лютого 1720 р., яким було закладено засади організаційного діловодства в державних установах, «Учреждение для управлення губернией» 1775 р. Катерини II, «Полное собрание законов Российской Империи»,«Общее учреждение министерств» 1811 р. У цих актах були встановлені основні принципи роботи з документами, які діють і сьогодні (наприклад, обов'язковий облік документів, реєстрація, контроль, формування справ, ство­рення архіву установи тощо).

Від найдавніших часів збереглися лише деякі документи, акти приватно-правового або державного значення переважно в монастирських та приватних архівах. Відсутність власної держави позначилася на долі найдавніших документальних матеріалів. Вони потрапили до архівосховищ та колекціонерів Москви, Петербурга, Відня, Варшави.

Лише утворення Української держави в 1917 р. поклало початок національному архівництву, коли у складі Головного управління у справі мистецтв і національної культури було утворено Архівно-бібліотечний відділ.

Документи (акти, хроніки, кодекси права, історичні описи тощо) відігравали життєво важливу роль у різні періоди історії України.

Так, для історії України (часи Київської держави Х-ХШ ст. та Галицько-Волинської держави ХШ-ХІVст.) основними джерелами є літописи, що збереглися у вигляді літописних кодексів (Іпатіївський кодекс (1425 р.), Лаврентіївський кодекс (1377 р.), актів (міжнародні договори, зокрема з Візантією), княжих грамот (грамоти галицько-волинських князів XVI ст.), правових кодексів («Руська правда», церковні устави) тощо.

«Руська правда» є найдавнішим і найважливішим документом, що зберіг давні норми звичаєвого права (на жаль, оригінал цього документа не зберігся).

Для литовсько-польської доби (XIV-XVII ст.) характерні грамоти великих князів литовських і князів польських, акти сеймів, «Литовська метрика», «Коронна метрика», «Судебник» Казимира, Литовський статут, акти трибуналів, актові книги земських, міських судів, акти магдебургій (міські книги), акти й документи церковних інституцій, документи приватні (маєткові, фамільні) тощо.

Велике значення в цей період мають джерела іноземного походження: документи міжнародно-правового характеру, хроніки, літописи московські, польські, турецько-татарські, спогади західно-європейських мандрівників, листи, щоденники тощо.

Починаючи з часів Хмельниччини, зростає диференціація документальних джерел і збільшується їх загальна кількість. Державним характером гетьманської України визначається українське походження і зміст документів XVII — XVIII ст. Основними джерелами цієї доби є: міжнародні договори, конституції (перша в світі Конституція Пилипа Орлика — історична спадщина національного доку-ментоведення, прийнята 5 квітня 1710 р. на козацькій раді у м. Бендерах).

У 1810 — 1812 рр. відбулися наступні реформи діловодства. Зокрема, прийнята постанова «Загальна установа міністерств», яка передбачала єдність форми складання документів за наведеними зразками. Ділові папери складного змісту стали поділятися на частини. Справи, що вирішувалися департаментом, поділялися на три категорії: термінові, невідкладні, звичайні.

У XIX — XX ст. кількість документів, як рукописних, так і друкованих, безмірно зростає. Відбувається процес дальшої диференціації та спеціалізації життя; через те документи доводиться класифікувати.

У березні 1918 р. Рада народних комісарів прийняла постанову «Про форму бланків державних установ», якою встановила єдиний формуляр ділового документа. Пізніше було зроблено спробу створення стандартів на окремі види документів.

У 20—ЗО роках у нашій державі була зроблена спроба створення стандартів на окремі види документів. Однак вони більше стосувалися форми документів і не впливали суттєво на техніку діловодства.

У 1969 — 1970 роках було розроблено і затверджено серію загальних союзних стандартів управлінської документації. З 1972 року в СРСР почали діяти єдині правила підготовки та форм документів і єдині правила роботи з документами.

У 1984 — 1986 роках сформувалася цілісна система документаційного забезпечення, що відповідала тодішнім вимогам ділового російського мовлення і стилю складання офіційних документів.



З прийняттям незалежності України були введені в дію державні стандарти з оформлення документів. Зокрема, у жовтні 2003 р. введено новий стандарт — ДСТУ 4163 — 2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації», за яким нині створюється документація управлінської діяльності.

Загальні вимоги до діловода: 

діловод призначається на посаду і звільняється з неї директором школи; на посаду діловода призначаються особи, які мають професійно-технічну освіту (без вимог до стажу роботи) чи загальну середню освіту і спеціальну підготовку за встановленою програмою (без вимог до стажу роботи);


діловод підпорядковується безпосередньо директору школи; під час виконання посадових обов'язків діловод керується постановами, розпорядженнями, наказами, іншими керівними і нормативними документами, які стосуються ведення діловодства; стандартами уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації; законодавством про працю та інструкцією про порядок ведення трудових книжок; правилами орфографії і пунктуації; правилами роботи з оргтехнікою; правилами і нормами охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії і протипожежного захисту, а також Статутом і Правилами внутрішнього трудового розпорядку школи і цією Інструкцією;

працює в режимі робочого дня за графіком, складеним виходячи з 40-годинного робочого тижня;

взаємодіє в процесі своєї діяльності з педагогічним, адміністративним і обслуговуючим персоналом з питань підготовки і подання необхідної інформації та матеріалів на засідання ради школи, педагогічної і учнівської рад, перевірки виконання доручень, наказів і розпоряджень адміністрації школи, керівника установи, кадрової, фінансово-господарської діяльності школи, установи;

виконує накази та розпорядження директора школи, не покидає робоче місце без дозволу директора школи.
Здійснює:

виконання технічних функцій щодо забезпечення і обслуговування роботи директора школи та його заступників;

ведення діловодства (особові справи учнів, вчителів, книги наказів, візитаційну книгу, книги вхідних та вихідних документів, книгу видачі довідок, книгу обліку відвідування учнів, книгу чергового адміністратора, алфавітну книгу обліку дітей, облік справ учнів і працівників школи та ін.);

отримання для директора школи і його заступників відомостей про працівників школи, викликає за дорученням директора працівників школи, учнів;

телефонні переговори директора школи;

прийом і передачу телефонограм, записує під час відсутності директора школи прийняті повідомлення і доводить їх до його відома;

роботу щодо підготовки загальних зборів працівників школи, засідань ради школи, педагогічної ради, а також нарад, які проводить директор школи, керівник установи (збір необхідних матеріалів;

повідомлення учасників про час, місце, порядок денний наради та їх реєстрацію), за дорученням директора школи, керівника установи веде і оформляє протоколи засідань і нарад;

контроль за канцелярськими приладдям, організаційною технікою, створює умови, які сприяють ефективній роботі директора школи;

передачу і прийом інформації щодо роботи школи;

друк за вказівкою директора школи різних документів і матеріалів;

прийом кореспонденції, що надходить на ім'я директора школи, здійснює її систематизацію відповідно до прийнятого в школі порядку і передає її після розгляду;

оформлення особових справ відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їх збереження і у визначені строки здає їх до архіву;

слідкує за термінами виконання доручень директора школи, взятих на контроль директором, за призначенням конкретним виконавцям для використання її в процесі їхньої роботи або підготовки;

відправку кореспонденції;

прийом особистих заяв працівників, учнів та їхніх батьків (осіб, які їх замінюють), документів на підпис директору школи;

прийом відвідувачів, забезпечує оперативність розгляду прохань і пропозицій працівників;

документальне забезпечення кадрової роботи в школі, ( за згодою) веде книгу наказів і зберігає її, веде і зберігає журнал обліку руху трудових книжок, зберігає і веде у встановленому порядку трудові книжки працівників.
Має право:

вимагати від працівників школи, установи а в разі необхідності й від адміністрації школи необхідну інформацію і матеріали, а також пояснення щодо причин затримки виконання доручень, які взяті на контроль;

вимагати від виконавців доопрацювання документів, підготовлених з порушенням встановлених правил складання й оформлення документів;

візувати проекти документів, пов'язаних з управлінською діяльністю школи, установи;

вносити на розгляд адміністрації школи пропозиції щодо покращення роботи з документами, удосконалення форм і методів управлінської діяльності з урахуванням застосування організаційної і обчислювальної техніки.
Відповідає:

за невиконання або неналежне виконання без поважних причин Статуту і Правил внутрішнього трудового розпорядку школи, інших локальних нормативних актів, посадових обов'язків, встановлених цією Інструкцією, в тому числі за невикористання наданих прав, діловод несе дисциплінарну відповідальність у порядку, встановленому трудовим законодавством;

за систематизацію та збереження документації в шкільному архіві.

Діловод — професія, яка увібрала в себе пережитки минувшини, Радянського Союзу і вже розвинулась у новій галузі. Сьогодні складно почути, що людина навчається на діловода чи то на секретаря. Для позначення такої професії зараз, швидше за все, використовують термін документознавець.